Nhà hàng, quán ăn của bạn hiện tại đang quản lý bộ phận thu ngân ra sao? Tình trạng thừa thiếu tiền có xảy ra thường xuyên hay không? Với mỗi trường hợp mất tiền, thay vì cho qua hoặc đưa ra hình phạt đồi với nhân viên làm sai, bù tiền, trừ lương… Những biện pháp trên liệu có giải quyết được triệt để vấn đề? Thay vì đối phó và sử dụng những cách khắc phục tạm thời, hãy sẵn sàng học cách quản lý quầy thu ngân một cách hiệu quả, khoa học, và ngăn chặn những sai sót không đáng có theo những cách sau:
 
1. Những hóa đơn hủy, đổi món
Với tất cả các trường hợp điều chỉnh, sửa đổi hóa đơn đều cần quản lý trực tiếp chỉnh sửa, và liên cuối in gửi khách hàng phải được thông qua quản lý. Một số phần mềm tính tiền hiện nay chỉ có thể dừng lại ở việc sửa hóa đơn nhưng chưa phân quyền được cho riêng quản lý, điều này là một trong những điều hạn chế. Với Phần mềm quán lý nhà hàng bluekeydigital.com, tính năng cho thu ngân được phân quyền rất rõ ràng. Đơn đã in tạm tính chỉ quản lý mới có thể sửa và điều chỉnh món cũng như giá tiền.
 
 
2. Phương thức thanh toán
Luôn luôn nhắc nhở khách hàng giữ hóa đơn và thực hiện thanh toán khi kiểm tra đúng đủ đồ. Đối với những trường hợp bất khả kháng như mất điện, máy in trục trặc, hóa đơn tay buộc phải có chữ ký hoặc sự giám sát của quản lý. Đặc biệt không được tự động thanh toán mà không có hóa đơn.
 
Đối với những nhà hàng, quán ăn, sử dụng phần mềm tính tiền, thu ngân sẽ được điền tên trên phiếu thanh toán và chịu trách nhiệm nếu có phát sinh, nhầm tiền của khách hàng. Điều này khiến nhân viên phải cẩn thận hơn khi thực hiện thanh toán và nhận tiền từ khách hàng.
 
 
3. Theo dõi có hệ thống nhờ phần mềm tính tiền
Việc theo dõi một cách có hệ thống, từ việc bàn giao quỹ, thành tiền đến những điểm lưu ý trong ca làm việc của mình. Một vài điểm bắt buộc phải giải trình nếu có nhờ nhân viên thu ngân thay thế: nếu các liên hóa đơn không liền mạch, cần tường trình và giải thích, đơn nào hủy, hoặc đơn ở giữa do ai thực hiện thanh toán. Đặc biệt, nếu không được phân quyền, tuyệt đối không được tự ý sửa đơn, không đăng nhập vào tài khoản của thu ngân khác để thực hiện thanh toán. Đối với tất cả những trường hợp rời khỏi vị trí làm việc, bắt buộc phải mang theo chìa khóa quỹ. Chủ quán cũng có thể theo dõi trên phần mềm tính tiền các đơn ngắt quãng, nhân viên nào thực hiện và thời gian cụ thể như thế nào.
 
 
4. Những trường hợp áp dụng giảm giá
Chiết khẩu cho khách hàng theo đúng, đủ điều kiện mà các chương trình khuyến mãi đề ra. Đối với khách hàng nhận được giảm giá, đặc biệt cần phải có mã code, hoặc những chương trình áp dụng đồng loạt kiểm soát được số lượng tránh trường hợp tràn lan, không hiệu quả. Một vài phần mềm tính tiền hiện nay có tích hợp tính năng tổng hợp chương trình khuyến mãi, số lượng mã đã dùng, điều kiện hóa đơn cũng được áp dụng, nếu hóa đơn không đủ điều kiện, hóa đơn sẽ không được áp dụng giảm giá.
 
 
5. Quản lý hóa đơn với phần mềm tính tiền
Thanh toán, hóa đơn chốt cuối cùng của khách hàng chỉ có duy nhất một hóa đơn. Mọi trường hợp hóa đơn tẩy xóa, sửa đổi bằng tay đều phải có sự đồng ý của quản lý. Không phải trực tiếp sửa lại đơn trên hệ thống. Tất cả hóa đơn thanh toán qua thẻ hoặc các đơn khác thường, đều phải giữ lại biên lai. Các liên giao dịch và tổng hợp đủ cuối ngày bàn giao cho quản lý.
 
Với phần mềm tính tiền mỗi nhân viên sẽ được phân quyền theo nhiệm vụ, giới hạn chức năng theo vị trí của mình. Mọi hoạt động sửa đổi hệ thống chỉ ghi nhận với cấp độ quản lý trở nên. Tổng hợp doanh thu, hóa đơn theo từng ngày, chi tiết thông tin thu ngân. Thông tin được đối chiếu được đơn chuyển vào bar, bếp, để kiểm soát, tránh sai phạm. Bên cạnh đó, việc tổng hợp được bao nhiêu mã khuyến mãi được áp dụng.